Veri*factu para autónomos: ¿estás obligado?

¿Está obligado un autónomo?

El artículo 3 del reglamento incluye a los contribuyentes del IRPF que desarrollan actividades económicas, y la fecha para ellos es antes del 1 de julio de 2027 (las fechas podrían cambiar si se publica el aplazamiento que Hacienda ha anunciado).

La AEAT lo resume en lo que llama la «regla de los cuatro NO»: te afecta si emites facturas y se cumplen estas cuatro condiciones.

1. No facturas exclusivamente a mano: usas algún sistema informático de facturación.
2. No estás en el SII (Suministro Inmediato de Información), ni obligado ni voluntariamente.
3. No tienes tu domicilio fiscal en el País Vasco ni en Navarra.
4. No tienes una resolución en vigor de la AEAT que te exima de cumplir el reglamento.

Fíjate en lo que no aparece: no hay ningún umbral de facturación. Facturar poco no te libra por sí solo.

¿Y si tributo por módulos?

Las fuentes que hemos consultado no tratan la estimación objetiva (módulos) por su nombre. Lo que sí dicen las preguntas frecuentes de la AEAT es qué pasa con el régimen simplificado de IVA, que es el que suelen aplicar los autónomos en módulos, aunque no siempre.

Si solo realizas operaciones en régimen simplificado de IVA, el reglamento no te afecta con carácter general, porque en ese régimen no estás obligado a expedir factura. Pero hay excepciones en las que sí debes facturar, por ejemplo:

• cuando tu cliente es un empresario, un profesional o una Administración Pública;
• cuando el destinatario te la exige para ejercer un derecho de naturaleza tributaria;
• cuando vendes activos fijos;
• cuando las cuotas se determinan en atención al volumen de ingresos.

Y si expides facturas con un sistema informático y cumples el resto de condiciones, deberás cumplir el reglamento en esas facturas. Como cada caso depende de cómo factures, consúltalo con tu asesor.

¿Puedo seguir con Excel o Word?

Depende de para qué lo uses. Según la AEAT, el reglamento no te afecta si usas una hoja de cálculo o un procesador de texto exclusivamente para introducir los datos de las facturas, expedirlas e imprimirlas y conservar la información de facturación.

Sí te afecta, y tu hoja pasa a ser un sistema informático de facturación, si además la usas para procesar esa información y generar directamente los libros registro de IVA o de IRPF, la contabilidad u otro resultado que utilices para cumplir tus obligaciones tributarias. El ejemplo de la AEAT: unos listados de facturas con sumas no te afectan; una macro que genera el libro registro de facturas expedidas, sí.

La AEAT puede comprobar si una hoja de cálculo o un procesador de texto cumplen los criterios de un sistema de facturación según las funciones que realmente tengan.

La aplicación gratuita de la AEAT

La Agencia Tributaria ofrece en su sede electrónica una aplicación gratuita de facturación pensada para autónomos, profesionales y empresas con un volumen reducido de facturas. Cumple el reglamento y envía los registros de facturación directamente a la AEAT.

Es una alternativa razonable si facturas poco y no necesitas más. Antes de decidirte, revisa sus funcionalidades y condiciones de uso: es una herramienta básica de facturación. Si además necesitas gestionar clientes, cobros o contabilidad, probablemente te convenga un programa más completo.

Qué hacer ahora, paso a paso

1. Mira cómo facturas hoy. ¿A mano, con Excel o Word, con un programa, con una app? De eso depende todo lo demás.
2. Pregunta a tu asesor si te afecta y desde cuándo, sobre todo si tributas por módulos o estás en algún régimen especial.
3. Si usas un programa, pregunta a su proveedor si cumple el reglamento, en qué modalidad trabaja (con o sin envío a la AEAT) y pídele su declaración responsable.
4. Si facturas con una hoja de cálculo que genera libros registro, plantéate pasar a un programa que cumpla.
5. No esperes a diciembre. Cambiar de herramienta con calma es más cómodo que hacerlo con prisa.

Si prefieres no preocuparte, KUABIS factura con Veri*factu integrado: cada factura sale con su huella, su código QR y su registro enviado a la AEAT al emitirla. Mira cómo en el servicio Veri*factu y los planes en precios. Para entender la norma, empieza por qué es Veri*factu y cómo funciona.