Modelo 111: retenciones de IRPF, quién lo presenta y cuándo

Qué es y qué retenciones recoge

Cuando pagas una nómina o la factura de un profesional, en muchos casos tienes que retener una parte para Hacienda, como adelanto del IRPF de quien cobra. Esa retención no es tuya: la ingresas tú en nombre de la persona que cobra, y el modelo 111 es el formulario con el que lo haces.

Según las instrucciones de la AEAT, están obligados a presentarlo todas las personas y entidades que tienen que retener o ingresar a cuenta cuando pagan, entre otras, estas rentas:

• Rendimientos del trabajo: sueldos y nóminas.
• Actividades profesionales: facturas de abogados, arquitectos, diseñadores, médicos y otros profesionales.
• Actividades agrícolas, ganaderas y forestales, y algunas actividades empresariales en estimación objetiva.
• Propiedad intelectual e industrial, asistencia técnica y arrendamiento de bienes muebles o negocios, cuando derivan de una actividad económica de quien cobra.
• Premios por participar en juegos, concursos o rifas, entre otras rentas.

Las retenciones por alquiler de un local o de una oficina no van en el 111 sino en el modelo 115, que tiene su propio resumen anual (el 180). Lo recuerda la propia AEAT en su página de obligaciones del retenedor.

Trimestral o mensual: cuál te toca

La periodicidad depende de quién eres. La AEAT lo resume así:

• Mensual: las grandes empresas (las que tienen un periodo de IVA mensual por su volumen de operaciones, o están adscritas a la Delegación Central de Grandes Contribuyentes o a unidades de grandes empresas) y las administraciones públicas con presupuesto anual superior a 6 millones de euros.
• Trimestral: el resto, incluidas las personas físicas que desarrollan actividades económicas, las sociedades anónimas y de responsabilidad limitada que no son grandes empresas y las demás entidades (cooperativas, asociaciones, comunidades de bienes, sociedades civiles, etc.).

El umbral de volumen de operaciones que la AEAT cita para la periodicidad mensual en su página de obligaciones del retenedor es de 6.010.121,04 euros del año inmediato anterior.

Plazos de presentación

• Trimestral: durante los veinte primeros días naturales de abril, julio, octubre y enero, por las retenciones del trimestre natural anterior. Ojo: el del cuarto trimestre se presenta en enero, del 1 al 20, y no hasta el 30 como el modelo 303.
• Mensual: durante los veinte primeros días naturales del mes siguiente.

Si el vencimiento coincide con un sábado o un día inhábil, se traslada al primer día hábil siguiente. Y si domicilias el pago, la AEAT indica en su manual de grandes empresas que el plazo de presentación con domiciliación va del 1 al 15 de abril, julio, octubre y enero; confirma las fechas exactas del año en el calendario del contribuyente.

Cómo se presenta y se rellena

Las grandes empresas y las administraciones públicas con presupuesto superior a 6 millones tienen que presentarlo por Internet. Las personas físicas pueden elegir entre Internet (con Cl@ve o con certificado electrónico) y papel generado desde el servicio de impresión de la sede de la AEAT. Si eres sociedad, comprueba en las instrucciones del modelo qué forma de presentación te corresponde.

El modelo es único para cada retenedor y recoge todo el periodo. Está organizado en epígrafes por tipo de renta, y en cada uno pide tres datos:

• Número de perceptores: a cuántas personas has pagado.
• Importe de las percepciones: lo que has pagado en total, antes de retener.
• Importe de las retenciones: lo que has retenido y vas a ingresar.

Los rendimientos del trabajo y los de actividades económicas van en epígrafes distintos, y las retribuciones en especie se separan de las dinerarias. El resultado final se calcula en la casilla 30 del formulario.

Si no has retenido nada, o no has pagado nada

• Si has pagado rentas sujetas pero, según las normas, no procedía retener nada, el modelo se presenta igualmente como autoliquidación negativa.
• Si en el periodo no has pagado ninguna renta sujeta a retención, no se presenta un 111 en blanco. Si has dejado de tener la obligación de retener, se comunica con una declaración censal (modelos 036 o 037) en el plazo de un mes desde que terminó el periodo en el que debías haber presentado.

La relación con el modelo 190

El modelo 190 es el resumen anual de las retenciones del 111: si has presentado el 111 durante el año, tienes que presentar el 190. La AEAT fija con carácter general el plazo entre el 1 y el 31 de enero del año siguiente. En la campaña del ejercicio 2025 el plazo fue del 1 de enero al 2 de febrero de 2026, porque el 31 de enero era sábado.

En el 190 se detalla persona por persona lo que has pagado y retenido. Por eso conviene que las cifras de los cuatro 111 del año cuadren con el 190. Además, el retenedor debe entregar a cada perceptor un certificado de las retenciones practicadas antes de que empiece la campaña del IRPF, y comunicarle en cada pago la retención aplicada y su porcentaje.

Errores habituales

• No presentar la declaración negativa cuando has pagado rentas pero no has retenido (por ejemplo, porque no procedía por las normas de cálculo).
• Presentar en blanco cuando no has pagado nada sujeto a retención, en lugar de comunicar la baja de la obligación.
• Confundir el plazo del cuarto trimestre con el del 303: el 111 se presenta hasta el 20 de enero.
• Mezclar rentas de trabajo y de actividades económicas en el mismo epígrafe.
• Dejar pasar la domiciliación, que cierra antes que el plazo general.
• No dar el certificado de retenciones a quien cobra antes de la campaña del IRPF.
• Olvidar el 190 a final de año, o presentarlo con cifras que no cuadran con los cuatro 111.

Si descubres un error después de presentar: la AEAT solo admite una autoliquidación complementaria cuando el error o la omisión dieron un resultado inferior al debido y, por tanto, resulta una cantidad a ingresar. En cualquier otro caso se pide la rectificación a la Administración.

Cómo te ayuda KUABIS

KUABIS calcula el modelo 111 con las nóminas y las facturas de profesionales del periodo y te deja revisarlo como borrador. Después lo validas con la AEAT antes de enviar y lo presentas desde el propio programa, con el certificado de tu empresa. El resto de modelos, como el 115 o el 190, los tienes como borrador.

Mira el detalle en impuestos de KUABIS. Y si quieres una vista general de los impuestos trimestrales, empieza por la guía del modelo 303.