Contratos de mantenimiento de jardines: cómo organizarlos

Qué debe decir el contrato: alcance y exclusiones

La mayoría de las discusiones con un cliente de mantenimiento vienen de lo que no estaba escrito. Define como mínimo:

• Dónde: dirección y zonas del jardín que entran (césped, setos, arbolado, macizos, riego, zonas de piscina).
• Qué tareas: corte de césped, perfilado, poda de setos, escarda, abonado, revisión del riego, limpieza.
• Qué queda fuera: podas de árboles grandes, replantaciones, sustitución de marras o reparaciones del riego, que se presupuestan aparte.
• Residuos vegetales: quién los retira y adónde van.
• Productos y materiales: si el precio los incluye o se cobran por separado.
• Qué pasa con el tiempo: si una visita se aplaza por lluvia, se recupera o se pierde.

Todo lo que no esté en el contrato se convierte en un extra que hay que presupuestar. Ponerlo por escrito protege al cliente y a ti.

Frecuencia: no todo el año es igual

Un jardín no necesita las mismas visitas en abril que en enero. Puedes pactar una frecuencia fija o una que cambie con la estación. A modo de ejemplo:

• Temporada de crecimiento: visitas más frecuentes (por ejemplo, cada una o dos semanas).
• Temporada baja: visitas mensuales o por tareas puntuales (poda, abonado).
• Tareas por temporada: las que se hacen una vez al año (poda de formación, tratamiento preventivo) se programan aparte de la visita regular.

Lo importante es que el calendario sea de verdad: que cada visita tenga una fecha prevista, la cuadrilla que la hace y un registro de si se hizo.

Cuadrillas y rutas

Cuando tienes varios contratos, el reto es agruparlos por zona para no perder horas en desplazamientos. Algunas pautas:

• Agrupa los jardines por cercanía y asigna una cuadrilla a cada zona.
• Fija un día de la semana para cada ruta; al cliente le gusta saber cuándo vas.
• Deja huecos para imprevistos: una baja, una avería de la desbrozadora o un día de lluvia.
• Anota cuánto tarda de verdad cada jardín. Con eso ajustas el precio del contrato cuando te das cuenta de que no sale a cuenta.

Cómo facturar un trabajo recurrente

Hay dos enfoques habituales y ambos funcionan si están pactados en el contrato:

• Cuota fija mensual, que se factura igual cada mes aunque el número de visitas varíe según la estación. Es predecible para el cliente y para tu tesorería.
• Precio por visita, que se factura según las visitas realizadas. Es más transparente, pero tu ingreso varía.

En cualquiera de los dos, deja claro el calendario de facturación, la forma de pago, la duración del contrato, cómo se renueva y cuándo y cómo se revisa el precio. Los extras se facturan aparte y con su propio presupuesto.

Tratamientos fitosanitarios: registro y carné

Si tu empresa aplica productos fitosanitarios en jardines, la normativa de uso sostenible de estos productos, el Real Decreto 1311/2012, te afecta. Lo esencial:

Registro de tratamientos

• Cada persona o entidad que requiere aplicar fitosanitarios en un ámbito profesional distinto del agrario mantiene actualizado un registro de tratamientos. Esa información se registra de forma electrónica en la aplicación que habilite la autoridad competente (tu comunidad autónoma), en el plazo de un mes desde el tratamiento (artículo 16).
• Quien presta el servicio de tratamientos para terceros anota cada operación de compra y de aplicación: fecha, producto (nombre comercial, número de inscripción y lote), cantidad, a quién se presta el servicio (nombre, dirección y NIF) y el cultivo o el objeto del tratamiento (artículo 25.2).
• Los datos se mantienen a disposición de la autoridad competente durante cinco años, y los registros pueden llevarse por medios electrónicos o tradicionales (artículo 25).

Carné de aplicador

• Desde el 26 de noviembre de 2015, los usuarios profesionales de fitosanitarios deben tener un carné acreditativo (artículo 17).
• El nivel básico es para el personal auxiliar de tratamientos, también los no agrícolas; el cualificado, para los responsables de los tratamientos terrestres, incluidos los no agrícolas (artículo 18).
• Lo expide la comunidad autónoma de residencia, vale en toda España y tiene una validez de diez años (artículo 20).

Hay otras exigencias (equipos, zonas protegidas, asesoramiento) y cada comunidad puede concretar plazos y aplicaciones. Consulta con el órgano competente de tu comunidad qué debes registrar y dónde.

Cómo te ayuda KUABIS

KUABIS reúne en un solo programa los jardines de cada cliente con su historial de trabajos, los contratos de mantenimiento, las cuadrillas y la planificación de rutas, el parque de maquinaria y pantallas para anotar los tratamientos fitosanitarios y los residuos vegetales. Además es el mismo programa que factura, cobra y lleva la contabilidad. Cumplir con la normativa de fitosanitarios sigue siendo tu responsabilidad: en la demo vemos qué datos te interesa guardar.

Tienes el detalle en la página de jardinería.